Comment organiser un voyage de groupe entre amis?

Un petit break dans notre Road Trip américain s’impose. Beaucoup de personnes nous demandent comment nous avons pu faire un voyage de 3 semaines à 17 personnes en itinérance avec nos propres mimines. Comment organiser un voyage de groupe entre potes, voici les faits.

Un jour d’automne au coin de la cheminée, vous êtes assaillis par une vague de nostalgie. Les souvenirs des dernières vacances d’été avec vos amis se bousculent dans le cigare. Vous en venez à vous demander comment ce trip ne s’est pas transformé en cauchemar. C’est bien simple : une orga-ni-sa-tion sans faille !

Tout commence un an avant, où au même coin de cheminée, vous entrez dans une période hivernale qui s’annonce interminable. Vous avez envie de soleil, de fun et pour cela vous chopez vos portables (téléphone et PC) et vous spammez vos potes parce que vous avez une envie monstrueuse de sea, sex and sun.

Hasard ou coïncidence vous avez 16 réponses positives, l’euphorie s’empare de vous … BANCO ! vous vous jetez sur les sites de réservation de vols (nous utilisons beaucoup Skyscanner ou Algofly pour s’informer des périodes avec les prix les plus bas) et d’hôtels mais vous vous apercevez très rapidement que réserver pour 17 personnes et pour 3 semaines en itinérance ça sent la galère à plein nez. Malheureusement un voyage comme celui-ci laissera peu de place à l’imprévu.

Cet article détaille notre organisation pour notre road trip dans l’ouest américain mais bien entendu il peut être décliné sur les autres destinations. Nous avons pas mal voyagé en groupe avant de voyager en couple et la méthode a fait ses preuves : 7 au Canada en 2009, 8 en Sicile en 2010, 17 aux USA en 2011 et enfin 8 en Norvège en 2012.

Choisir la destination et le style de voyage

Ça tombe sous le sens! Avec un peu de chance, cela fait 2 ans que vous parlez de faire un Road Trip aux USA, un tour de Norvège en Camping-car ou encore parcourir la Sicile. Cela ne devrait pas être très compliqué de mettre tout le monde d’accord. Vous voila donc à sortir les cartes et décider d’un itinéraire. Ça sent bon les vacances!

S’assurer d’être tous dans le même état d’esprit car une fois le trip organisé vous ne pourrez plus revenir en arrière. Vous allez vivre plusieurs jours, voir plusieurs semaines à partager les humeurs des uns et des autres : une sorte de colonie de vacances version adulte C’est sacrilège mais mettre de l’eau dans son vin sera parfois nécessaire. Certains voudront des vacances 4 étoiles, d’autres des vacances plus roots. Tout le monde devra être d’accord avec ce qui sera décidé comme ça, pas de surprises et de prises de becs sur place.

Définir les moyens d’organisation

• 1ère option : on est de gros flemmard, on prospecte pour un voyage « clé en main » auprès des agences et « y a plus qu’à ». Petit inconvénient, ce service à un coût. Selon le budget défini, cela peut être un frein.
• 2ème option : vous utilisez les infos collectées sur les brochures, les itinéraires conseillées sur les sites de voyages, sur les forums, sur les blogs puis vous vous confectionnez un séjour aux petits oignons.

Il va de soi que l’intérêt de la suite de l’article est fortement corrélé avec la sélection de l’option 2. Si vous choisissez l’option 1, je vous invite tout de même à poursuivre la lecture, ça vous donnera des idées.

Organisation, billets d’avion et location de voiture

Un conseil que je peux vous donner et pour que tout le monde se sente impliqué et apporte sa patte au voyage : répartir l’organisation. Suivant le nombre d’étapes, former des petits groupes ou répartir entre chaque personne. Attribuer une destination à une personne ou un petit groupe qui s’occupera de réserver un hôtel, une guesthouse, qui établira un listing des choses à visiter et un planning suivant les contraintes. Adapter vous au mieux au nombre de personnes pour que l’organisation ne repose pas sur une ou 2 personnes. A vous par la suite de décider si vous concertez pour faire un planning qui contentera un maximum de personnes. Par expérience la démocratie c’est beau mais une goutte de dictature est très utile.

Lors de la réservation d’hôtels, nous passons généralement par Airbnb ou  Booking. Sur Airbnb, vous pourrez trouver des logements à forte capacité. Nous utilisons plus Booking pour les chambres d’hôtels.

Faire bouger 17 personnes demande du temps. Vous ne quitterez pas un point A pour aller à un point B dans le même délai si vous êtes 2 ou 17. Garder de la marge sur votre planning. Les départs le matin avec les douches, les petits-déjeuners peuvent rapidement faire perdre du temps. Soyez malin et n’hésitez pas à mentir sur l’horaire de départ car vous savez que vous prendrez toujours 30 minutes de trop ;). Vous vous connaissez plus ou moins, adaptez en fonction de chacun. Si personne ne déjeune et que tout le monde prend sa douche le soir, ça ne devrait pas poser trop de problème.

Pour les billets d’avion, passer par une agence de voyage n’est pas un luxe (Nouvelles Frontières pour nous) . Sachant que tout le monde ne part pas du même endroit et au même moment, ça peut s’avérer être un vrai casse-tête. Surtout si vous vous apercevez que vos potes ont 3 autres prénoms cachés, des noms de famille bis ou voir des prénoms mal orthographiés. Compter une ½ journée chez votre voyagiste préféré à passer des coups de fils. Vous aurez ainsi l’assurance d’avoir tous vos billets et un interlocuteur privilégié.

Réserver en ligne pour plusieurs raisons peut vite s’avérer impossible car le dossier ne pourra contenir plus de 10 voyageurs et votre compte bancaire devra suffisamment être approvisionné face à la facture qui sera salée. Pour un ordre d’idée, chez Nouvelles Frontières, nous avons fait un joli chèque de caution (non encaissé) de 12000€. Je vous épargne les centimes et centaines d’euros! Si chacun réserve son vol de chez lui, il n’est pas sûr qu’arrivé à la 12ème personne, il y ait toujours des places. Donc passer par une agence pour la réservation des billets quand vous êtes très nombreux est quasiment obligatoire pour gérer toutes les spécificités et le paiement. La possibilité pour chacun d’aller dans une agence près de chez lui pour retirer ses billets et payer sa part est un gros avantage de l’agence de voyages (d’où le chèque de caution si personne ne va chercher ses billets).

La location de voiture pourra conditionner votre voyage. Rendre la voiture au point de départ ou dans une autre ville avec des frais d’abandon, c’est un dilemme qui nécessite calcul et réflexion par rapport à votre itinéraire et budget. Je ne pourrais vous donner de solution là dessus si ce n’est que vous pouvez utiliser RentalCars. Tout dépend de votre trajet, faites des simulations sur les sites de location. Bien penser également qu’il y aura des assurances à payer qui ne sont pas forcément signalées sur le site. Pour les Etats-Unis, on a passé 1h à négocier pour nos 3 vans sans quoi ils ne nous laissaient pas partir. On aura déboursé 200$ au lieu de 300$ par van pour 3 semaines. A tout ceci bien sur, il faudra rajouter l’essence.

Anticiper au maximum, ce que vous pouvez. Certaines visites nécessiteront des réservations et pour cela nous passons régulièrement via des sites comme Get You Guide mais ce dernier est plus propice à la réservation de dernière minute.

Gérer l’argent au sein du groupe

Si l’on tient compte de l’aspect groupe, il y aura très certainement des dépenses communes, pour cela nous avons opté pour la cagnotte commune. Vous pouvez choisir 2 volontaires et ouvrir un compte joint sur une banque en ligne comme Boursorama, par exemple, qui vous permettra d’avoir 2 cartes visa Gold gratuites ou Hello Bank (BNP) qui a des partenariats avec des banques étrangères et vous permettra de retirer sans frais.  Vous pouvez opter pour le compte de l’un d’entre vous comme compte commun (Attention de bien s’assurer des plafond et retrait de paiement) mais pas simple de mélanger votre argent personnel avec celui du groupe. Gérer le budget et les dépenses peut très rapidement devenir un sketch que n’importe quel humoriste pourrait raconter dans son spectacle. Nous nous étions fait un petit tableau qui nous avez beaucoup servi et que vous pouvez télécharger ci-dessous. Cet excel qui, rempli au fur et à mesure, vous simplifiera la gestion de votre argent. Ça évitera au retour du «qui doit quoi et à qui», du «Ah mais j’ai oublié de noter, je ne sais plus».

Il fonctionne de la manière suivante : l’argent transite via un compte « pivot » (soit un compte commun ouvert, soit le compte d’une personne). Je n’y connais pas grand chose en macro donc pour le moment, on est obligé de passer par un compte « pivot » mais je jetterai un œil pour faire en sorte que chacun sache qui doit de l’argent à qui. Pour le moment ça vous dira uniquement ce que vous devait donner ou recevoir au compte « pivot ».

Je ne pourrais pas vous cacher très longtemps que je suis un pro-Google donc l’utilisation des outils comme Google Map (pour votre itinéraire) ou Drive (Google docs : feuille de calcul, traitement de texte) est très utile. L’avantage est que ces outils sont consultables et modifiables en ligne avec possibilité d’y apposer vos commentaires. Ça vous évitera les envois de mails excessifs.

Mettez le fichier du compte commun sur Drive et partagez le lien, vous voilà avec une gestion en ligne. Tout le monde peut y accéder à distance et au même moment.

Pendant le séjour

S’il est un élément primordial dans un voyage en groupe c’est bien la communication (Surtout si vous n’avez pas de moyen de communication!). Si vous ne voulez pas vous retrouver à débattre des heures sur la sémantique et perdre un temps précieux avec des « Oui mais on avait dit que… », il sera important que tout le monde ait saisi le message. Pour cela, le 21eme siècle et le 3eme millénaire nous offrent pas mal de solutions (Téléphone portable, talkie-walkie, pots de yogourts, signaux de fumée …). A vous de voir suivant vos bourses, vos préférences, votre besoin.

La télé-réalité d’enfermement nous l’a bien prouvé, le huis-clos peut très facilement générer de la connerie, briser des amitiés, massacrer le petit robert. Alors oui  vous pouvez improviser un petit confessionnal à l’arrière du van et lâcher vos rancœurs et vos plus belles fautes de conjugaison mais quelques heures de permission ne feront pas de mal et seront plus bénéfiques pour vous même et le groupe. Lorsque vous passez 2-3 jours au même endroit, laissez-vous un peu de souplesse.

Bien évidemment un tel type de voyage ne vous permettra pas de laisser place à l’improvisation, c’est d’ailleurs pourquoi il faut un peu d’organisation avant de partir. Je vous laisse imaginer si en plein milieu de Death Valley, vous décidez de trouver un hôtel à l’improviste pour 15 personnes. Je met une petite pièce sur un bon « WTF » de la part de l’hôtelier du coin qui en pleine saison joue au Tetris sur son planning de réservation. Imaginez votre tête si vous vous réveillez paisiblement au son des gazouillis au cœur de Yosemite mais qu’au même moment une douce voix à Las Vegas annonce que l’embarquement pour le vol American Airline AA145 à destination de Paris Charles de Gaulle sera ouvert dans 15 min. Gloups!

Nous nous sommes chacun fait confiance sur l’organisation de chaque étape. Nous avons certes un peu ronchonné de temps en temps car on a tous notre petit caractère mais dans l’ensemble chacun y a mis du sien et le résultat est là! Nous avons vu ce que nous voulions voir, passer des moments inoubliables, des souvenirs pleins la tête. Un Road Trip à 7 ou 17 ça n’a pas de prix et je recommencerai sans hésiter.

Le retour

Nous revoilà ce jour d’automne au coin de la cheminée. Tu n’as plus de thunes pour repartir au soleil mais tu rêves de retourner sur les lieux du crime de l’été dernier. Pourquoi ne pas faire une soirée revival « Souviens-toi l’été dernier ». Un week-end à cuisiner des plats typiques, diffusion de montage photo et vidéo, se remémorer les anecdotes et autres barres de rire, voilà ce qui pourra vous remonter le moral et vous motivez à repartir en groupe, à deux ou seul.

Chaque personne est bouche-bée lorsqu’on leur évoque nos vacances de 3 semaines à 17 aux Etats-Unis en itinérance et que tout est estampillé «Homemade». Beaucoup diront qu’organiser un tel voyage est impossible par soi même à cause de la place, de la logistique … que c’est trop ambitieux car nous l’avons entendu. Mais avec un peu d’organisation, une motivation commune, de l’entraide et de l’anticipation…on peut arriver à tout!

Pour résumer, un bonne organisation d’un voyage entrer amis, c’est :

• avoir un même état d’esprit
• avoir les mêmes envies
• s’organiser pour dispatcher les tâches de recherche, de location, de réservation
• utiliser des outils pour gérer l’argent
• s’autoriser un peu de liberté